Hoofd Groepen En Clubs Checklist voor festivalplanning

Checklist voor festivalplanning

festival planning checklist ideeën tips vrijwilligers evenementen kaartjes stands gamesEen festival is een geweldige manier om mensen bij elkaar te brengen, geld in te zamelen voor een goed doel of gewoon een leuke tijd te hebben. Of je nu een klein festival voor je school organiseert of een grootschalig evenement waar mensen van kilometers ver naar toe zullen gaan, gebruik deze checklist om ervoor te zorgen dat je festival soepel verloopt.

Zes (of meer) maanden uit

  • Bepaal de doelen van het evenement - Vier je het einde van het schooljaar? In de hoop meer mensen naar uw kerk te trekken? Geld inzamelen voor een goed doel? Je doel helpt je het potentiële aantal bezoekers te bepalen, waar je reclame kunt maken voor je festival en meer.
  • Verzamel uw commissie - Wijs mensen toe aan een commissie voor festivalplanning - je wilt mensen met verschillende sterke punten, zoals fondsenwerving, evenementenplanning en communicatie.
  • Bepaal de kaartverkoop - Bepaal of je kaartjes gaat verkopen en stel een prijs vast als dat zo is. Dit is ook het moment waarop u potentiële kaartverkopers wilt gaan onderzoeken als dat de route is die u wilt gaan. Tip geniaal : Verkoop festivaltickets met een online aanmelding .
  • checklist voor festivalplanning downloadbare afdrukbare ideeën tips tijdlijn Kies een thema - Je kunt het baseren op het seizoen, zoals een traditioneel herfstfestival, of het creatief maken, zoals een einde-schoolcircus.
  • Schat het aantal potentiële bezoekers - Als je in je eerste jaar zit, kan dit lastiger zijn om erachter te komen. Kijk als uitgangspunt naar soortgelijke festivals in de omgeving. Onthoud dat het beter is om te overschatten dan te onderschatten.
  • Bepaal uw demografische gegevens - Zoek uit welke leeftijdsgroepen waarschijnlijk vertegenwoordigd zullen zijn. Dit zal je helpen bij het plannen van de activiteiten en het entertainment dat je tijdens je evenement gaat aanbieden. Speelhokjes in carnavalstijl? Muziekpodia? Een combinatie van beide?
  • Maak een fondsenwervingsplan - Meer dan waarschijnlijk is het uw doel om in ieder geval gedeeltelijk geld in te zamelen voor een goed doel. Er is veel vraag naar festivalsponsors, dus begin vroeg om donaties. Het kan bijzonder nuttig zijn om een ​​titelsponsor te vinden om te helpen met de kosten.
  • Stel een budget vast - Je moet misschien wat giswerk doen als je festival nieuw is, dus aarzel niet om klein te beginnen en realistisch te zijn. Bepaal eerst de bronnen van uw budget (fondsenwerving, sponsors, donaties, jaarlijkse fondsen, etc.) en kijk of er manieren zijn om creatief te worden.
  • Boek uw locatie - Zorg ervoor dat u het evenement kunt houden waar en wanneer u maar wilt. Zoek de locatie op om er zeker van te zijn dat deze geschikt is voor de apparatuur en activiteiten die je hebt gepland.
  • Verkrijg vergunningen - Kijk of je een vergunning van je gemeente nodig hebt om het festival te organiseren. Moet je straten sluiten of parkeerplaatsen in de stad innemen? Dan is waarschijnlijk een vergunning nodig.
  • Wees veilig - Bedenk of u beveiligingsmedewerkers nodig heeft voor uw evenement. (En pas dat in uw budget.)

Drie maanden te gaan

  • Plan activiteiten - Voltooi de activiteiten die uw festival aanbiedt en of u op personeel of vrijwilligers vertrouwt om hen te leiden. Tip geniaal : Probeer deze 30 ideeën voor festivalspellen om geld in te zamelen .
  • Neem contact op met leveranciers - Je hebt waarschijnlijk wat hulp nodig om al die activiteiten te laten plaatsvinden. Onderzoek en ontvang offertes voor stations zoals een dunk-tank, kinderboerderij, springkasteel, enz.
  • Tel vrijwilligers - Bepaal hoeveel vrijwilligers je nodig hebt, en maak een online aanmelding om ze allemaal per taak en tijd te coördineren.
  • Boek entertainment - Finaliseer alle bands, dj's, dansers, enz. Die je op het festival wilt laten zien. Hetzelfde geldt voor elk kinderentertainment - zoals een artiest met ballondieren.
  • Rond eten af - Zoek uit welk eten je gaat serveren en of je vrijwilligers wilt laten koken of dat het evenement wordt verzorgd. (Uw evenement kan ook zo simpel zijn als het verkopen van frites en flessen water.) Boek mobiele eenheden zoals foodtrucks of ijskraampjes.
  • Heb een plan B - Als je festival buiten is, bepaal dan een regenplan. Gaat u het evenement opnieuw plannen of houden op een nabijgelegen plek binnenshuis?
  • Huur beveiligingsfunctionarissen in - Als je een groot festival hebt, is dit een stap die je niet wilt overslaan.
  • Beveiligde vergunningen - Bestel draagbare toiletten of zoek andere sanitaire voorzieningen voor uw evenement. Neem contact op met uw gemeente om te zien of wetten een bepaald aantal badkamers vereisen op basis van het aantal aanwezigen. Vraag alle benodigde vergunningen aan als u van plan bent alcohol te schenken.
  • Beveilig sponsors en zamel geld in - Dit is iets waar je continu aan moet werken, maar op dit moment zouden de fondsenwerving en sponsoring in volle gang moeten zijn. U wilt dat alles de komende maanden is afgerond. Vraag lokale bedrijven om items of prijzen te doneren voor loterijen of stille veilingen die je hebt gepland. Tip geniaal : Inspiratie nodig? Probeer deze 40 ideeën voor stille veilingitems .

Een maand uit

  • Maak reclame voor je festival - Kies een medium dat uw doelgroep waarschijnlijk zal zien. Enkele ideeën om te overwegen: advertenties op sociale media, mailers of flyers om mee naar huis te nemen aan donateurs / ouders, evenementenplekken in lokale blogs / kranten / televisiestations. Overweeg om een ​​paar kaartjes weg te geven aan lokale media om interesse te wekken. Hang een spandoek in de buurt van je festivalterrein met de datum en tijd om geïnteresseerden in de buurt vast te leggen.
  • Voltooi activiteiten - Inmiddels zou je een sterk plan moeten hebben voor alle activiteiten die je festival zal omvatten. Zorg ervoor dat je voor elke activiteit een hoofdvrijwilliger hebt die goed is opgeleid in alle procedures en processen.
  • Vergeet niet parkeren - Zorg ervoor dat uw vrijwilligerswerving ook parkeerwachters omvat. Als u mensen vraagt ​​om te betalen voor parkeren, doe dat dan een donatie aan uw goede doel of een aanverwant doel.
  • Ga over je tijdlijn - Hoe laat beginnen de optredens? Hoe laat worden de winnaars van stille veilingen of loterijen bekendgemaakt? Plan om je zo goed mogelijk aan de tijdlijn te houden, zodat je bezoekers weten wat ze kunnen verwachten.
  • Kaarten afdrukken - Als je festival groot is, maak dan kaarten om bezoekers te laten zien waar ze specifieke stands, entertainment, eten en toiletten kunnen vinden. Vergeet een EHBO-cabine en benodigdheden niet.
  • Zorg voor een betalingsplan - Bepaal hoe bezoekers betalen voor activiteiten en drankjes op het festival - contant geld, tickets, jetons, polsbandjes enz., En schaf de benodigde accessoires aan.
Schoolcarnaval of festival vrijwilligersplanning en online ticketaanmelding Aanmeldingsformulier voor vrijwilligers van School Party Youth Group

Een week uit

  • Rond eten af - U zou nu een goed idee moeten hebben hoeveel mensen er aanwezig mogen zijn. Praat met uw cateraar of een andere toepasselijke foodserviceprovider over eventuele aanpassingen aan de definitieve cijfers.
  • Stuur definitieve communicatie - Communiceer met vrijwilligers over waar ze precies moeten zijn en op welk tijdstip. Voeg een kaart toe als de kans groot is dat ze in de war raken. Tip geniaal : Stuur aangepaste herinneringen en berichten via DesktopLinuxAtHome.
  • Breng teamleiders tot stand - Wijs een of meerdere mensen aan als aanspreekpunt voor de festivaldag als er iets misgaat of als vrijwilligers vragen hebben. Geef hun mobiele telefoonnummers onder vrijwilligers door.
  • Plan voor opruiming - Vergeet niet wat er gebeurt nadat je festival wordt afgesloten en zorg ervoor dat je de benodigde items veiligstelt om het opruimen voor je vrijwilligers een fluitje van een cent te maken.
  • Controleer de details nogmaals - Ze zeggen dat de duivel in de details zit. Heb je aan die van jou gedacht? Heeft u genoeg kaartjes, polsbandjes, jetons, klein geld? Wat gebeurt er als vrijwilligers niet op tijd (of helemaal niet) komen opdagen?
  • Doe een weercontrole - Bespreek eventueel de uitvoering van het regenplan.

Dag van het evenement

  • Zet cabines of tenten op - Voor grote festivals moet u dit misschien minstens een dag of twee van tevoren doen. Voor kleinere evenementen zou een paar uur voordat het festival begint, voldoende moeten zijn.
  • Parkeerborden ophangen - Zorg ervoor dat het duidelijk is waar het autoverkeer moet stromen, zodat u nabijgelegen straten niet verstopt.
  • Station beveiligingsbeambten - Als je beveiligingsmedewerkers gebruikt, plaats ze dan op strategische locaties op het festival en bespreek wat het protocol is voor eventueel wangedrag.
  • Betaal verkopers - Als je dit niet van tevoren hebt gedaan, zorg er dan voor dat je regelingen hebt getroffen om af te rekenen met verkopers of entertainers die nog moeten worden betaald.
  • Check in Vrijwilligers - Vul eventuele hiaten in je plan in nadat vrijwilligers zijn gearriveerd en ingecheckt. Heb je echt drie mensen nodig bij de dunk-tank of kun je nog een persoon naar het loket verplaatsen?
  • Blijf kalm - Begroet festivalgangers met een glimlach en houd alles in perspectief. Zelfs als alles niet volgens plan verloopt, rol dan met de stoten en onthoud dat je mensen een leuke tijd bezorgt met familie en vrienden. Dat is het vieren waard!

Na het festival

  • Dank vrijwilligers - Zorg voor een station met cadeauzakjes voor vrijwilligers als ze vertrekken of een ander klein teken van dankbaarheid. Overweeg op een later tijdstip een speciaal evenement voor de waardering van vrijwilligers voor een groot evenement. Tip geniaal : Probeer deze 50 goedkope ideeën en geschenken voor vrijwilligers .
  • Stel een eindrapport op - Bereken uw uitgaven en hoeveel geld u hebt ingezameld voor uw doel. Gebruik die afhaalrestaurants om u te helpen bij het plannen van uw volgende evenement.
  • Sponsors bedanken - Notities schrijven en mailen naar sponsors en andere donateurs van evenementen. Gebruik informatie uit uw eindrapport om ze te laten zien hoe hun bescherming een verschil heeft gemaakt.

Zodra het stof is neergedaald, ben je klaar om te plannen voor het festival van volgend jaar!

wat zit er onder de sfinx?

Sarah Pryor is een journalist, echtgenote, moeder en Auburn-voetbalfan die in Charlotte, N.C. woont.




DesktopLinuxAtHome maakt het organiseren van groepen en clubs gemakkelijk.

Fortnite seizoen 7 Battle Pass-skins

Interessante Artikelen

Editor'S Choice

Hoe verwijder je alle gebundelde moderne apps van je gebruikersaccount in Windows 8
Hoe verwijder je alle gebundelde moderne apps van je gebruikersaccount in Windows 8
Beschrijft hoe u alle gebundelde moderne apps van uw gebruikersaccount verwijdert in Windows 8
Gevaarlijke nieuwe iPhone-bug zorgt ervoor dat mensen vandaag worden gehackt - repareer het nu
Gevaarlijke nieuwe iPhone-bug zorgt ervoor dat mensen vandaag worden gehackt - repareer het nu
APPLE heeft een beveiligingsoplossing uitgebracht voor een gevaarlijke iOS-, iPadOS- en macOS-bug die actief wordt uitgebuit door cybercriminelen. De techgigant heeft de fout bestempeld als een 'zero-day'-vu ...
Google Earth-kijkers schrikken van griezelige 'demonische figuur' gevonden onder brug
Google Earth-kijkers schrikken van griezelige 'demonische figuur' gevonden onder brug
GOOGLE Earth-gebruikers zijn opgeschrikt door een vreemde 'demonische figuur' die onder een brug is gespot. De ontdekking werd gedaan door in te zoomen op een snelwegbrug in de VS en te kijken naar w…
Bestanden 2.0 is een onmisbare app voor bestandsbeheer voor Windows 11
Bestanden 2.0 is een onmisbare app voor bestandsbeheer voor Windows 11
Een sterk verbeterde Verkenner is een van de meest opvallende veranderingen in Windows 11, die op 5 oktober 2021 komt. De nieuwe versie van Verkenner in
Fix Schijfopruiming ontbreekt in Drive Properties in Windows 10
Fix Schijfopruiming ontbreekt in Drive Properties in Windows 10
Als u het dialoogvenster Schijfeigenschappen opent in Windows 10, ziet u dat de knop 'Schijfopruiming' ontbreekt op het tabblad Algemeen.
Add Zet BitLocker-contextmenu uit in Windows 10
Add Zet BitLocker-contextmenu uit in Windows 10
BitLocker uitschakelen toevoegen aan het stationscontextmenu in Windows 10 In eerdere artikelen hebben we bekeken hoe u BitLocker in- of uitschakelt voor een vast
Verbannen Fortnite-miljonair FaZe Jarvis pochte dat hij MEER cheat-clips zou maken als fans van streek zijn met ‘huilbaby’ Brit
Verbannen Fortnite-miljonair FaZe Jarvis pochte dat hij MEER cheat-clips zou maken als fans van streek zijn met ‘huilbaby’ Brit
MILLIONAIRE Fortnite-cheat FaZe Jarvis schepte op dat hij nog meer cheat-clips zou maken - net voordat hij voor het leven uit het spel werd verbannen. Het komt als de moeder van de tiener YouTube-ster de...